集团公司实行招标、评标、采购三分离,使集中采购做到了“公开、公平、公正”,避免了少数人和个别部门说了算而造成的不公和舞弊情况的发生。成立招标管理委员会,下设招标办公室。招标办公室负责日常招标组织协调。物供公司按照标书进行采购、验收、入库和配送。各机构之间既互不干涉,又相互制约,所有参与招标采购人员签字盖章,终身负责。集中储备。取消各子、分公司仓库,由集团公司集中储备、集中管理,变原来的分级储备为集团公司一级储备。

由于各子、分公司没有了采购权,库存只出不进,其仓库是物供公司的分库,其储备统一归物供公司控制,公司对各分库下达了储备控制指标,同时利用计算机网络,对各分库库存实施有效的监控,从而使库存储备处于合理状态。物供公司在物资库存管理中,引入了一种新的供应链库存管理方法,即代储库管理。首先确定代储库运行的一些原则,即库存为供应商所有,仓库设在需方场地,库存人员为需方提供。

双方本着互惠双赢及持续改进的原则设立代储库。供方的货款按照实际消耗数量每月结清一次。其次,确定需要进行代储管理的物资。相关人员及供应商根据以往物资采购及消耗的经验确定出需要进入代储库的物资明细及数量。代储库中物资发生消耗的情况,供应商可以随时获取,并做出相应的补充。供货商的选定则是通过招标来确定的。集中配送。集团公司成立物资配送中心,根据各分、子公司通过信息网络提供的对物资的需求和储备情况,由配送中心集中配送,实现了统一的计划、调度和配送。由于各分、子公司对物资的需求是不定时的,配送公司为了更好地满足生产的需要,实行了全天候的服务,有效地保证了生产效率的提高。

同时,根据各分、子公司的生产情况和对物资的使用规律,本着运输成本最小并兼顾运送时间的指导思想,科学地设置了物资配送流程,优化了配送路线,尽量减少空载现象,既解决了生产急需,又有效地避免了分散提货、装载效率不高的现象,使得整个业务流程都在物供公司供应链管理信息系统的网络平台上实现了高效、快捷地运转。很多企业在供应链中都不同程度出现了“牛鞭效应”,造成了供应链中的各个节点信息的失真和放大,层层增大的库存导致整个供应链的损失。因此,企业集中采购与物流管理都需要大力推进企业信息化建设,运用现代化管理技术和手段,全面提高企业管理水平。企业信息化是实现管理创新、技术创新的突破口,对加快科技进步、增强市场竞争力、提高经济效益具有重要作用。

供应链管理信息系统包括计划管理、物资配送管理、价格管理、供应商管理、代储代销管理、物资超市等管理模块,各个管理模块环环相扣、上下关联,实现了科学、规范、高效的管理。信息系统有六大优点。首先,取消了许多手工业务,提高了办公效率,降低了大量的办公费用。其次,信息系统是按照规定的审批管理流程来设计的,没有计划、没有审批的采购项目根本就无法在管理系统中得到通过,更无法让财务付款,从而解决了无计划采购的问题。第三,领导能够及时了解和掌握各种数据和信息,为领导科学决策提供了及时、准确、全面的依据。第四,各级管理人员可以随时掌握库存、采购、计划、在途运输等物资流动、需求流动和资金流动情况,有利于更好地做好管理工作。第五,实现了信息企业内共享,消灭了信息孤岛现象,真正把信息的价值发挥了出来。第六,通过管理信息系统,可以在计算机中对供应商进行信誉评价,审计部门可以对招标采购、合同、使用、财务挂账、付款等的整个物资供应业务流程进行审计、监督;可以收集统计大量的物资价格信息,方便进行价格趋势分析,使预算控制更加准确,提高了财务管理水平。

由于程序设计环环相扣,各项业务必须按照规定的程序办理,这样就有效地避免了不按合同付款、超计划付款等人为、主观、违规现象的发生,对提高财务管理水平起到了十分重要作用。物资供应是企业发展的命脉,是顺利开展生产经营活动要解决的首要问题。因此,应采用一套科学、系统、有效的物资集中采购管理操作平台去指导、改善和实施物流采购运作,形成企业独有的物流采购优势,以促进研发、保障生产需求供应,为企业参与市场竞争、获得持久发展提供动力。

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