高校工作以教学为中心,教学由教师的教学活动、学生的学习活动,以及教学管理工作等组成,高校教学秘书则是行政上受学院领导,业务上由教务处指导的教务管理人员,教学秘书是高校教学信息的掌握者、传递者和运行者,是教学管理信息上传下达的桥梁,是联系学校、教务处及各学院的纽带,是教学工作正常运行的枢纽。教学秘书只有正确认识自己的工作,找准自己的位置,才能强化服务意识,提高服务质量。

1.教学秘书工作的特性

1.1时效性

这是由两方面因素决定的,一方面接受了需要立即处理、解决和答复的任务。教务处通知上所要求完成的时限经常只有短短三四天,这就要求教学秘书把有关通知在第一时间予以转发,并督促、提醒相关教师和学生及时做出反应。尤其像四、六级考试,计算机考试,公选课报名、重修等与学生切身利益密切相关的通知,更要及时通知学生,以免贻误了最佳时机而影响其后续学习或对毕业造成不必要的影响。像停调课这类极具时效性的事项更要及时通知教师、学生,避免重大教学事故发生。另一方面是由教学秘书工作的性质决定的。教学秘书的工作相当繁杂,有些问题不及时解决,一味拖、放,就容易导致教学事故的发生。如新学期教材的征订,教学秘书必须在上一学期教学任务下达后就做好开课班级的教材征订工作,以便新学期初就能将教材发放至开课班级。

1.2准确性

学生的成绩,各类统计数据都是由教学秘书汇总、提供的,这就涉及一个准确性的问题。统计类工作只有在保证统计数据无误的前提下,才能提高效率和质量,因此,要求教学秘书细致地做好每项工作,切不可浮躁。只有教学秘书具备高度责任心和对工作认真负责的态度,才能尽可能地减少差错的发生。

准确性和时效性互为表里,相互作用。时效性的前提是准确,要在准确的基础上求快,无时效的准确就失去了价值。

1.3复杂性

院(系)级教学秘书所处的位置,使得教学秘书工作出现了既是管理者又是服务者的特点。一方面,教学秘书必须协助院(系)领导贯彻执行各项教学管理规章制度,并对其实施情况进行检查。在检查过程中经常会碰到诸如老师提前下课,未履行手续自行停、调课等情况,此时教学秘书就要履行其作为管理者的使命,对有关情况该上报的上报,该处理的处理,决不可顾及个人面子和私情而瞒报、不报。院(系)教学秘书岗位关键,需要经常协助领导了解情况,通知和安排工作中的事项,这一切必须从客观实际出发,绝不允许主观臆断,更不许弄虚作假。对师生中的问题应做恰如其分的判断,不能随意夸大缩小,更不能贸然行事,轻下结论。另一方面,教学秘书的工作对象是处于教学第一线的教师和同学,要在现有的环境和条件下,尽可能地满足每个老师和同学的合理需要,为他们提供各类服务。对于师生在教学中遇到的困难,给予帮助;积极为他们联系机房、多媒体教室、语音室及借用教学仪器设备等,以期取得更好的教学效果。

2.教学秘书的作用

2.1桥梁和纽带作用

教学秘书要协助院(系)领导做好日常教学管理。教学是院(系)工作的重点,教务处对日常教学管理做出各项规定,大量的日常教学管理工作就由教学秘书具体承担。教学秘书要充分发挥“上情下达”作用,准确地领会院(系)领导和教务处领导的要求,及时耐心地传达给相关教师和学生,使领导正确可行的意见、建议或决定得以顺利实施执行。教学秘书更要及时把各项规章制度传达给相关教师、学生,使其教学活动有章可循、规范可行。对诸如停、调课通知,四、六级考试,计算机等级考试的通知,公共选修课的通知,其他各类考试的通知等要及时传达给学生。同时要做好“下情上达”,广大教师和同学有一些自己的想法、见解及意见,教学秘书要将之传递给相关领导,以便采取相应的措施和对策,解决师生的实际问题。

2.2协调与沟通的作用

教学秘书的所作所为处处体现集体的形象,是教学单位的“窗口”。在工作中,教学秘书要与教务处、学工处、各个职能办公室及各系之间联系,尤其是本系的教师和学生。在这些关系中要学会有效地沟通。沟通是管理最为重要的组成部分。只有与人良好的沟通,才能得到他人的理解与支持,才能得到必要的信息,才能获得他人的鼎力相助。协调是在沟通的基础上进行的。教学秘书一方面要完成教务处、系领导所布置各项工作,另一方面要学会借助有效的沟通手段协调与各部门的关系,以及系与系之间的关系,建立起相互了解、相互合作、相互促进的融洽关系。更为重要的是经常协调本系教师与学生有关教学的事宜,在协调中,摆正自己的角色位置,做到到位不越位,参与不干预,出谋不决策,处处以集体利益为重,自觉维护系领导与本系的形象、声誉。沟通、协调方方面面的关系,减少、消除不必要的冲突,使大家同心协力,步调一致地完成各项工作,如监考教师的协调;教师因病、因事等调课的协调;公共教室的借用;各校区间教学活动安排的协调;学生见习、实习时课程安排的协调;各类考试监考人员的安排,课表安排,教学任务下发,等等。

3.从事高校教学秘书工作应具备的素质

3.1效率意识

效率意识直接影响着一个人的时间观念,进而影响一个人的工作效率和生活效率,效率意识已经成为现代人的重要素质。效率意识是高校教学秘书必须具备的职业素质,自觉强化和倡导。秘书工作大多具有较强的时间性,如果对待工作不讲究效率,对实际问题不能及时解决和处理,不仅会影响下一个环节的工作,而且会降低师生对办公室的信任度。因此,在保证工作质量的前提下,高校教学秘书工作都应突出一个“快”字,做到一个“好”字,落到一个“实”字,这既是加强作风建设的需要,又是节约工作成本的需要;应提倡“马上就办”的精神,雷厉风行,注重时效,做到招之即来、来之能战、战之能胜,实现工作的高效运转。

3.2全局意识

秘书岗位尽管职责分明,但由于办公室工作具有突发性、偶然性和特殊性,往往会有很多无定位、无定时的工作。遇到这种情况,就要求秘书人员从办公室乃至学校的全局出发,以大局为重,分工不分家,把个人和集体、局部和全局紧密联系在一起,心往一处想、劲往一处使。通力与办公室其他人员协作,把办公室工作搞好。

4.改进教学秘书工作的几点认识

4.1提高教学秘书的思想品德素质

教学秘书面对繁杂的事务性工作,应具有强烈的事业心和责任感,爱岗敬业。在工作中,本着为教师、学生服务的宗旨,不计较个人得失,兢兢业业、踏踏实实地工作,这也是做好教学秘书的关键。教学秘书要把岗位作为自己追求的事业,事事高度负责,一丝不苟,努力做到“干一行,爱一行,精一行”。

4.2健全的心理素质

教学秘书最主要的日常工作是教学服务,这就需要秘书具备较高的心理素质水平,具有良好的心理平衡能力,忍受工作中出现的种种误解、委屈、善于控制、调节自己的情绪,在工作中始终保持乐观向上、热情诚恳的心态,保持一种从容不迫、不卑不亢的风度,做到认真仔细,心胸坦荡,豁达大度。

4.3增强服务意识

教学秘书大多数情况下是在默默工作,无私奉献,极少有“出头”、“露面”的机会,而对于千头万绪,纷繁复杂的工作,教学秘书必须有勇于吃苦、勇于奉献的精神,把谦虚谨慎、任劳任怨作为一种永恒的美德。牢固树立为师生服务的观念,以踏实的工作作风和勤勉的工作态度,以一种甘当配角的精神,为院系、为学校服务。

4.4全面提高业务素质

4.4.1提高处理日常教学事务管理的能力

教学秘书应熟悉本职工作的特点、学校有关教学管理的规章制度和院(系)的重要教学信息。

4.4.2增强组织协调能力

高校的教学管理工作是一项复杂的系统工程,需要各部门团结协作才能完成。教学秘书应学会协调院(系)与学校各部门、本院(系)教师与学生有关教学的事宜,并注意在协调中摆正自己的角色位置。同时,团结其他同志,发扬团队协作的精神,保证本单位教学管理工作正常有序地开展。

4.4.3熟练运用现代办公设备和科技管理手段

要学习、掌握现代化设备和高科技管理手段,熟练地运用电话、传真、电子邮件、校园网络等,及时、准确搜集、发布有关教学管理信息,高效地处理教学管理事务。

5.结语

教学管理工作对于教辅人员来说,不仅是服务和协调,更是一门科学和艺术。教学秘书的协调意识体现在工作中要有良好的人际关系,有为人接受的组织能力和较强的亲和力,要善于营造一个和同事和谐相处、和学生和睦共处的工作环境,为提高教学管理效益创造条件。主动高效地为学生、老师和领导提供各类教学信息;对常规管理工作早考虑、早研究、早动手,变被动性地工作为主动地工作,努力在被动中争取主动,促进课程安排的优化。因此,只有不断提高自身的综合素质,不断增强自己的创新意识,教学秘书才能在日常教学管理中真正做到高效率与高质量的统一。

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