随着我校的扩招以及办学规模的不断扩大,院一级教学管理体制已逐渐体现其弊端,由此而出现的控制力度和管理难度加大、效率降低、学生专业归属感降低等问题就难以适应当前形势的发展。为此而推进学院的二级管理,将教学管理工作中心下移,加强系级教学管理队伍建设便显得尤为重要。2010年我院开始执行二级教学管理,并逐步建立了一支相应的教学管理队伍,以下是本人通过两年多的院系二级教学管理实践,对如何做好系级教学秘书工作所谈的几点体会。

1明确系级教学秘书的角色与工作职责

系级教学工作是在教学主任的直接领导下进行,其协助系主任完成本部门的教学管理工作,使其各项教学任务井然有序,教学秘书在其过程中担任的是管理者和服务者的角色,该角色的职责范围与承担的工作有:

1.1协助系主任管理日常教学工作,保证教学工作正常运行

教学秘书要在系主任的领导下,依据教学计划,精心安排各学期、各年级、各学科教学环节,周密地排好课程表,这些工作稍有疏忽就可能造成教学的混乱,影响教学质量。

要按照讲授-答疑-作业-习题课-考试和实践几个教学环节,经常了解教师的教学进展情况,对没有按照教学计划进行的,要及时提醒;严重者向系主任沟通,及时制止。

为保证正常教学秩序,对于个别教师因事请假后的调课、停课等情况要及时办理教学手续,并及时通知教学、多媒体中心、物业管理中心和相关辅导员,避免教学事故的发生。

协助系主任检查与落实教学大纲的执行情况。对于出现的问题,及时与领导协调沟通,最终在保证上课效果与学生的接受能力的同时,顺利完成本系每学年教学计划的顺利进行。

1.2常与教学部门沟通,多方位了解教学信息

在日常的教学管理中,教学秘书是院系及师生之间信息沟通的桥梁,他们穿梭于教学、教师、学生与系里各部门

之间,及时了解并反馈教学信息,是很好的服务者与管理者。图1所示为系级教学秘书部门交流图。

从图1中可以看出,系主任是借助教学秘书这一中心点来了解和管理本系的教学工作,从而进行教学信息的传递和管理。在平时的教学管理中,教学秘书起着上令下达、下情上奏、调节各部门和师生关系的作用,是教务、教师以及学生之间信息传递和反馈的重要渠道。因事务比较繁琐,时间上要求比较强,所以最主要的是信息的及时性,否则会影响其他部门,重者造成教学事故。因此在信息的通知时,必须做到三勤,即“嘴勤、眼勤、手勤”,宁愿重复通知,也不能少通知,避免出现差错。

1.3积极努力,提高教学质量

系级教学管理最终的目的是在院教学中心的领导下,保证本系教学质量的提高。因此教学秘书要很好地树立质量观,要有提高质量的意识,要懂得质量管理的全过程,要积极协助系主任把控本系的教学质量,提高本系的教学质量。主要工作是要把握好教学计划实施过程的质量管理(含教学过程和实践过程),要做好这些,就要协助系主任经常进行教学质量的检查,如经常了解老师的教学情况,经常了解学生学习情况,主要方法有:召开师生座谈会、了解教学方法与教学效果;组织老师互听课;组织学生信息反馈小组,采集教学信息;了解与分析学生考试信息等。

2以日常教学管理工作为中心,规范每学期工作

系级教学工作主要是以学年为周期循环往复进行,如图2为系级日常教学管理工作(本表仅列出第一学期中每周教学管理工作的主要内容,但因实际情况,也会有所变化)从而让教学管理工作有计划有步骤地进行,避免教学管理工作无计划,盲目性。

3努力提高综合能力,使工作迈上新台阶

教学秘书事务繁琐、工作量大、接触面广、稍有不慎就是教学事故,因此教学秘书必须努力提高自己各方面的综合能力,使其更好的为工作服务。

(1)提高理论水平,具备相应专业知识结构,熟悉了解本系开设的相关课程,了解各专业的特点和教学规律;了解各专业课程体系的设置原则;了解各教师的所带方向以及各方向实际情况,对每阶段教学管理做到心中有数。

(2)要有服务精神,心态平和,教学工作繁重紧杂,或许在某些方面不会受到重视,但我们还要保持热诚的态度,积极耐心真诚的为每位老师和学生做好服务,服务到位。

(3)要有爱岗敬业精神。如写作能力的提高,这是教学工作的基础,只有这样,才能很好的将文件精神清楚传达;资料的整理归档要有据可循,做到及时准确,方便查询。一点一滴,从小事做起,干好本职工作。

(4)不断学习先进的管理理论和管理经验,提高管理效率和管理水平。积极参加教学管理的研究活动,使本系教学管理更加制度化、规范化和科学化。

总之,教学秘书的核心工作是“服务”,他们服务于学院、服务于教师与学生,他们在学院的发展中,是一个不可缺少的组成部分。他们工作水平的好坏,直接影响着本系的工作,所以提高教学秘书工作水平的质量,是高校管理改革中应该认真探讨的问题。同时也要求教学秘书“立足本职,开拓创新”,提高自己的专业能力和管理能力,顺应时代,为推进我国高等学校的发展发挥重大作用。

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