一、情况介绍会议的基本特点

１。会议的规模多是中小型会议。

２。会议形式多采取座谈会的形式。

３。一般由一个或几个（属于一个部门或系统）主要发言者进行情况介绍，他们是信息的发出者，会前要对发言的内容做充分的准备。其他与会者则主要是信息的接收者，一般是针对主要发言者的介绍来提问或发言，会前不必准备好固定的发言稿。

４。情况介绍会议一般不形成决议或结论。

二、情况介绍会议的类型

１。为了扩大受众范围，做宣传.它在活动或项目还没有全部进行完时召开，目的是在会后使其活动或项目可以引起社会更多的支持或关注。

２。向上级进行汇报，为上级领导安排部署下一步工作提供依据。

不管是上述哪种情况介绍会议，都会有记者的参加，有媒体的参与。因此，在进行会议准备时应注意以下几点：

１。发言稿的准备

由于会议的目的是为了扩大受众范围，使之对情况有所了解，所以发言要从历史背景、意义、原有情况、现有情况、发展水平、特点、性能、功用等多方面详细介绍。

另外，考虑到受众之间的文化水平和专业知识水平会有差异，发言稿尽量少用专业术语或使用专业术语后用较易于理解的语言进行解释。

２。对记者的提问事先有所准备

一般记者的提问多与所介绍的情况有关，所以要对所介绍的内容了如指掌。另外，还要有心理上的准备，不要面对记者时不知所措。

３。会议材料的准备

会前最好把准备好的情况介绍做成书面材料并打印出来，在开会时发给与会者。

三、会场布置

鉴于情况介绍会议一般多由一方做主要发言，同时多有媒体记者参加等特点，在会场布置上应不同于上述的几种会议。

一般应把主要介绍者置于突出位置，使每一位参会者或大部分参会者都能直接看到主要介绍者。

会场最好布置成台上台下的形式，使主要介绍者与其他与会者对面而坐，这样便于沟通。

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